Trabajar de manera remota en varios proyectos y no morir quemado

Bueno, esto es parte de lo que presenté en el 9Punto5 este año. Quise escribir ya que me han hecho algunas preguntas sobre el tema. Espero sea util si alguien llega hasta aquí. La presentación la pueden descargar aquí, es un PDF. Además, si tienen la posibilidad de participar en este evento en los próximos años se lo recomiento totalmente.

Nota: Si estás interesado en replicar este tema en tu organización, escríbeme al correo a@rodrigoramirez.com

Como preámbulo, quisiera hacer un paréntesis al tema. Algo que me llama la atención es que en Chile en nivel de licencias en base a porcentajes categorizadas por Salud mental aumenta cada año,

Simples datos:

• 2015: 12%
• 2016: 23%
• 2017: 33%
• 2018: 36%

En el rubro que actualmente trabajo (tecnologías de la información), encontré una encuesta donde se tomó a un grupo de ejemplo de 11.487 personas, que trabaja en empresas mas grande en TI, y determinaron que cerca del 60% se siente quemado. Fuente Original: Close to 60 Percent of Surveyed Tech Workers Are Burnt Out

Todo es hasta aquí un problema que al menos las organizaciones deben tomar atención, ya que quien trabaja estresado o quemado va rendir muy poco en relación a alguien motivado y comprometido. Esto no va directa relación cuanta plata gana, si no que va empujado sobre el reconocimiento de la persona y calidad de ambiente organizacional. Lo anterior no quiere decir que poniendo snack, mesas de ping pong o juegos de videos vayan a solucionar el tema, si no que son cambios mas profundos en la organización y como realmente hacemos las cosas. Es ahí donde cada encargado o dueño de una organización/empresa debe apuntar a su foco.

Y para cerrar el parentesis inicial, la Organización Mundial de la salud en su último borrador (Abril de 2019) agregó a su listado de enfermedades a el burn out o estar quemado, la cataloga como «QD85 Síndrome de desgaste ocupacional». Asi que ya es un tema que debemos empezar conversar.

Vamos a los puntos!…

Soledad

Es común encontrarse realmente solo cuando uno está trabajando de manera remota, llevo haciendo esto por mas de 4 años -no es tanto, me siento un novato-. Si bien me considero una persona que le gusta en parte la soledad, a veces se siente la necesidad de interactuar con alguien en persona.

Para evitar que esto me vaya pasando la cuenta, las cosas que intento hacer en mi día a día es tener una comunicación constante con mis contra parte (lease, contratantes o clientes). Intento en lo posible en mi planificación del día conversar al inicio y luego al cierre. Esto me permite tener un update constante de lo que voy haciendo y el otro lado sabe lo que realmente estoy haciendo.

Además, sincronizo mis tiempos con quien trabajo. Esto es en resumidas, que mi contraparte sabe de anterioridad la hora y espacio del día o semana en que estoy metido en ese asunto. Con esto evito varios temas de interrupciones o estar haciendo algo que no se definió que se deberia hacer. Aquí es super importante ser riguroso, que si te comprometes a estar trabajando durante esa parte del día realmente lo estes haciendo así evitas cambios de contextos no planificados. Si bien, puede haber contratiempos alguna vez, imaginemos tienes que llevas a tu hijo al medico por algo que pasó, deberías avisar a tu contraparte para que este consiente de esto, eso te permite que durante ese periodo no tener que estar atendiendo temas del trabajo cuando realmente no estás en la capacidad de atender de la mejor forma.

Los urgentes podrían haber, no los podemos evitar. Es mi caso se resume a que algo paso con el software, no hay acceso al servidor, dejó de funcionar, etc..Lo importante es poder tipificar si cataloga o no de urgente, porque no todo lo que se piensa que es urgente realmente lo es. Para mi un urgente al menos debería pasar la siguiente lista de chequeo

• ¿Mueren o podrían morir personas?
• ¿Se pierde plata?, ¿Habrá un mayor beneficio al esfuerzo?
• ¿No funciona nada?
• ¿Desde cuando esta asi, hace mas de 1 día?
• Comprometemos a terceros (información, esfuerzos, etc..)

Separación

Considerar desde el primer día que empiezas a trabajar de manera remota es el espacio fisico. Uno debe destinar alguna parte o lugar que este separado de donde uno hace su vida personal (luego del trabajo). A nadie le gustaria vivir en su propia oficina, cierto?. Luego, temas de trabajo en el celular, computador u otro dispositivo, deben estar lejos cuando estás en tu vida personal, me refiero a esto en concreto:

• El correo del trabajo no lo tengo en celular, si algo urgente pasa de seguro me van a llamar. Con esto evito tener que estar revisando x momento o recibiendo notificaciones en mi celular.
• El computador queda afuera de mi casa. Si lo llevo adentro seria como si alguien de contabilidad llegara con todos los libros a su casa o quien trabaja en construcción con todas sus herramientas al living.
• Lo de mi trabajo está en el computador, correo, notas, todo ahí. Cualquier otra pantalla en mi casa no tiene algo que me relacione con el trabajo.
• Me despido y saludo cuando llego del trabajo, es una practica medio tonta, pero eso me permite que mi familia sepa cuando estoy en el trabajo y mi mente se prepare cuando debo ir a trabajar.
• Cuando estoy en el trabajo estoy en el trabajo, no hay tiempos para lavar platos, mirar un poco de televisión o ir a jugar con el perro.
• Tuve la suerte -esto es ideal- que la oficinal si bien esta al lado de mi casa, la construí totalmente separada de ella, no tiene espacios comunes.

Otro tema común a encontrase es que uno se denomina como algo en lo que trabaja, por ejemplo, cuando te preguntan, que eres? la respuesta directa es «diseñador, programador, publicista, abogado, …» De eso hay que desprendecerse y sacarse ese peso, ya que te condiciona a decir yo soy esto. Uno cumple varios roles durante la vida, entonces auto definirse como lo que hago en el trabajo es un error común a cometer.

Las horas destinadas durante la semanas a trabajar en x o z proyecto deben ser definidas al menos durante una semana de anterioridad. Esto evita los cambios de contexto sobre la marcha los que producen un desgaste y tendrá un efecto negativo a los objetivos a cumplir.

Separarse de los egos cumple un rol fundamental. El ego en los equipos de trabajo no lleva a nada, es mas resta de lo que aporta. Da lo mismo si la idea de tu compañero es mas fácil y económica de aplicar, contra la que es mas compleja o supone todos los casos que uno tiene. Aqui lo importante es la resolutividad vs la complejidad -entre mas complejo de implementar será mucho mas de mantener-. También considerar que el diseño original siempre se rompe, no podemos abarcar todos los casos posibles y no tenemos la solución a todos las variantes de los problemas, lo que uno diseña al inicio de seguro será cambiado en el corto plazo.

Entre la ejecución de acciones, debemos estar en el limite de la duda y seguridad. Si uno es muy dudoso tiende a no avanzar y si es muy seguro posiblemente no veas todo el espectro y esto hagas que falles. En mi caso, mis peores errores han sido cuando me he sentido demasiado seguro, esto a provocado fallos de sistemas, caidas de operatividad, y cuanta cosa que pasa en el area del software.

Evitar las distracciones no está demas de mencionar. Primero es mejor avanzar con alguna tarea y darse algunos minutos luego de esto para leer un blog o ahi mirar la red social de turno. Las reuniones planificarlas al menos con un dia de antelación y llevarlas al menor tiempo posible. Es demasiado desgastante en tiempo y energia participar en reuniones las cuales no se planifican y que podrian haberse resumido a un texto enviado por email. A veces para ciertas cosas, las reuniones son mejor para disperzar puntos y asociar ciertas tareas o contextos que necesitan ser aclarados.

Sobre la ejecución de tareas en proyectos o trabajos a cumplir, tiendo a separar estas en dos diferentes acciones, que las catalogo como las entretenidas y fomes (aburrido sin gracia). Empiezo a trabajar primero las fomes porque me permiten llegar antes a las entrenidas, ya que si comienzo por la entrención inconscientemente las voy alargar para no llevar a la parte aburrida. Siguiendo este metodo acorto los tiempos de ejecución.

Tiempo y contextos

Aqui viene la parte clave a mi modo de ver para poder trabajar en varios proyectos, sumando algunos los puntos de los anteriores.

Primero, en mi computador, tengo 1 escritorio para cada proyecto. En Linux es simple usar multiples escritorios. En cada uno de estos tengo las cosas en el navegador, archivo de notas, terminales abiertas y algunas herramientas necesarias. Además en mi caso -área -, maquinas virtuales para el desarrollo de manera local que es igual a lo que debería estar en producción.

Algo adicional, dado las circutancias, en mi oficina, el meson de trabajo es una L, que tiene la capacidad para 4-5 puestos. Acá trabajo solo, generalmente me muevo durante el día cuando cambio de un proyecto a otro, me ayuda a cambiar de foco. Cuando termino con algo y voy a meter a otro tema, primero me voy una vuelta me cambio de lugar y vuelvo a trabajar. Estas acciones me han mucho me ayudado bastante, si el espacio es reducido creo que podria ayudar un escritorio que puedas cambiar para donde estas mirando.

Sobre la organización de tiempos, la semana la planifico antes, por lo general los viernes, en ella definido lo que voy hacer la próxima semana sabiendo de antemano cada bloque de espacio en horas para cada proyecto.

Para poder estimar los tiempos de cuanto me podré demorar en cada cosa, lo mejor es lograr conocerse a uno mismo y empezar de poco a poco, si bien suena espiritual pero realmente no lo es, mas bien es un metodo. Debes ir registrando cada cosa en valores de rango de tiempo (minutos, horas, 15min, 30min, etc..) y esto ayuda a tener un control de que me demoro en cada cosa, por lo que cuando necesito estimar un proyecto uno va conociendo a que velocidad corre en cada terreno. No se puede empezar a correr una maraton de 10K si no logro saber cuanto me canso y demoro correr 5 cuadras. Incialmente tenia una planilla de calculo, luego empece a usar Watson, lo importante no es el software si no el metodo de llegar al menos un registro, porque la memoria es frágil y tener algo de historia en registro lleva a finar mas los tiempos en el futuro.

En mis otros registros diarios tengo dos que son para mi los mas importantes, lo que denomino mi WorLog y Todo (Pergamino por proyecto).

En el Worklog anoto las acciones realizadas durante el dia, notas importante y decisiones separadas por un archivo unico correspondiente al dia y separado por secciones de proyecto(cliente/Contraparte). La idea del Worklog la saque de Jeff Barr en su articulo My Personal Productivity Tips|Keep a Worklog and Good Notes

El Todo es un archivo simple, donde tengo todas las tareas a hacer y hechas. Cada proyecto es un archivo distinto, el que está abierto en cada escritorio corresponiente de mi computador. Las tareas que están lista se tachan y las ordeno en por prioridad a ejecución, las de arriba las ejecuto primero con sus sub tareas asociadas.

Un ejemplo al anterior es:

El contexto a las cosas en que uno debe trabajar es extremadamente importante, sin tener el contexto claro es muy fácil perder el sentido o lo que realmente se debe hacer. Esto lo separo en tres preguntas a responder

• Qué
• Por qué
• Como

Enfastiso mucho en el por qué, ya que esto nos pone en sentido o necesidad de conseguir nuestro objetivo del Qué. Si el Por qué no presenta la suficiente solvencia de lo que queremos hacer, realmente no tendrá sentido gastar energias y esfuerzos. El como, es la parte ya mas practica de como llevamos a cabo el trabajo, el flujo, herramientas que vamos hacer y como haremos cada cosa, en resumidas es lo técnico.

En esto último, trato en lo posible trabajar en proyecto que me hagan sentido de su por qué mas allá de tema monetario. Ya que si me hacen sentido en su razón para mi, tendré mas compromiso y seré capaz de conocer de mejor forma el contexto.

Adicionales

Como puntos adicionales, me gustaría agregar los siguientes puntos.

Constante aprendizaje

Destino al menos un par 2-3 horas a la semana para aprender algo nuevo, un poco, cada vez. Esto me permite enfrentarme a cosas nuevas y proyectos con desafios que podrian haber sido desconocidos si no los hubiera aprendido antes destinado este tiempo. Si bien, en el area de las TI todo cambia muy rapido, se crean distintas areas (hace menos de 7 años frontend, backend, pilotos de drones, data scientist, etc. no existian al menos como cargo), Lenguajes de programacion, Framework y otros software nacen todos los años, el famoso jQuery de algunos años que llego a cambiar el desarrollo web ya es cosa del pasado. Si no te renuevas te oxidas.

Compartir es bueno

Debemos perder el miedo a compartir conocimiento, en el epoca de la información todo es diponible. Si bien, tengo una base de pensamiento muy ligado a lo relacionado con FOSS (Free and Open Source Software) me gustaría recordar además que grandes invenciones se han hecho gracias al poder de compartir, si ir mas lejos los cimientos de internet están construido en software e ideas compartidas libre en la red.

Entregar 10% de adicional en promoción

Cuando vas al supermercado o encuentras un producto en promoción con ese % adicional, no lo prefieres?

Bueno, en mi caso intento en mis trabajos entregar ese 10% mas. Ya sea alguna función adicional por parte de la casa, propuestas adicionales al plan de acción, horas de soporte en modo free u otro incentivo a lo que se necesita hacer.

Generalmente en cada entrega, agrego recomendaciones adicionales a considerar, algunas de ellas en caso de querer las podria implementar sin costo alguno. Esto con el fin de mejorar el servicio o producto entregado.

Si llegaste aquí es porque no te aburrió la lata anterior, si te interesa comentar algo sobre esto con gusto me gustaría leer tu comentario. Tomates, comentarios adicionales, ideas, tips, son bienvenidos.